「Indeedから応募が来た後の対応がわからない……」
「応募は来るけど、なかなか採用までつながらない……」
「連絡対応で悪い印象を与えてしまっていないだろうか……」
Indeed（インディード）は、インターネット検索から手軽に求人情報を探せるサービスです。今までリーチできなかった求職者にアプローチできることから、採用活動に利用している方も多いでしょう。
しかし、手軽に求人応募できてしまうことから、求職者は複数応募して比較検討するのが一般的です。多くの選択肢から自社を選んでもらうには、Indeedユーザーの特性を理解した正しい対応が重要になるでしょう。
本記事では、Indeedで採用活動をする方に向けて、応募が来た後の対応手順・応募者の特性・優秀な人材を逃さないためのポイントを解説します。
読み終えるころには、Indeedから応募が来た際に、スムーズな対応ができるようになっているはずです。ぜひ参考にしてみてください。
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この記事の内容
Indeedで応募が来た後の対応手順
まずは、Indeedで応募が来た後にする、基本的な対応手順を見ていきましょう。
- 応募者対応をする
- 面接日程を調整する
- 応募者と面接をする
- 採用・不採用通知を送る
それぞれ簡単に解説していきます。
1.応募者対応をする（メールの場合）
Indeedからの応募通知は「メール」「電話」のどちらかで来ることが多いです。
求職者がIndeedのサイト内から応募した場合は、登録したアドレス宛に「〇〇さんからIndeedで応募がありました」のような通知が届きます。
応募者の入社意欲が低下しないうちに、お礼のメールを送りましょう。応募者が電話番号を登録している場合は、電話による対応でも構いません。
2.応募者対応をする（電話の場合）
電話からの応募であった場合は、その場でお礼を伝え、応募者のフルネームを確認しましょう。
もし、担当者が不在で折り返し対応をする場合は、以下の項目をヒアリングします。
- 氏名（フルネーム）
- 電話番号
- 折り返しの時間帯
- 要件（応募 or 問い合わせ）
- 詳細内容（問い合わせの場合）
誰が対応しても慌てないように、ヒアリングシートを作成しておくといいでしょう。
3.面接日程を調整する
応募のお礼を伝えた後は、面接日程の調整をします。
Indeedの管理画面にある「面接リクエスト」の機能を活用すると、必要項目を設定するだけで送信可能です。
もしメールで伝える際は、以下のように記載するといいでしょう。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
〇〇様
株式会社〇〇 採用担当の〇〇と申します。
この度は、弊社の求人にご応募いただき誠にありがとうございます。
早速ですが、ぜひ面接にお越しいただきたくご通知申し上げます。
面接はオンライン、または対面（場所）からお選びいただけます。以下の日程からご都合の良い日時をお知らせください。
【候補日】
・〇月〇日△時〜△時
・〇月〇日△時〜△時
・〇月〇日△時〜△時
どの日程も都合が悪い場合は、お気軽にご相談ください。
面接は〇分程度を予定しております。
【持ち物】（※必要な場合）
以下の書類等をご用意いただけますと幸いです。
・〇〇
・〇〇
・〇〇
なお、当日は普段着でお越しいただいて構いません。
ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
それでは引き続き、よろしくお願い申し上げます。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
その後は、応募者からの返信に応じて日程を確定させましょう。
なお、忙しい応募者は面接スケジュールを勘違いするケースも少なくありません。面接前日にリマインドメールを送ると、親切な企業と印象付けられます。
4.応募者と面接をする
面接日程を調整したら、実際に応募者と面接をします。
もしオンラインで実施する場合は、Indeedに搭載されている「Web面接」の機能を活用するといいでしょう。
Web面接機能は、応募者に面接スケジュールを送る際に「IndeedのWeb面接プラットフォームを使用する」の選択で使用できます。
参考：Indeed「Web面接もIndeed（インディード）におまかせ！面接機能の使い方とオンライン面接の6つのポイント」
5.採用・不採用通知を送る
面接選考を終えたら、Indeed経由もしくはメールにて採用・不採用の通知を送ります。
結果にかかわらず、必ず通知するのが企業として誠実な対応です。不採用であっても、面接を受けてくれた感謝の意を伝えましょう。
採用通知のメールテンプレートは、以下の通りです。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
件名：選考結果のご連絡
〇〇様
株式会社〇〇 採用担当の〇〇と申します。
先日は、当社の面接にお越しいただきまして、誠にありがとうございました。
選考の結果、〇〇様を採用させていただくことが内定しましたので、ご連絡いたします。
【今後の手続き・スケジュールにつきまして】
〜
〜
〜
なお、採用について何かご不明な点等ございましたら、お気軽にご連絡ください。
〇〇様を新たな仲間に迎えられることを社員一同大変嬉しく思い、ご入社を心よりお待ちしております。
メールにて恐縮ですが、まずはご連絡申し上げます。
何卒よろしくお願いいたします。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
不採用通知メールについては、Indeedから以下の手順で送信可能です。
- 応募者タブにて、該当の応募者をクリックする
- 応募者のステータスを「不採用」へと変更する
- 「不採用通知を作成する」をクリックする
- 不採用通知テンプレートを使用し、「メッセージ送信」をクリックする（※テンプレートの修正も可能です）
Indeedで応募後の対応が重要な3つの理由
Indeedからの応募者を採用につなげるには、他の求人サイトよりも応募後の対応を丁寧かつスピーディーに行うことが求められます。
その理由は、以下の3つです。
- 入社意欲があまり高くない傾向にある
- 複数企業に応募している人も多い
- ユーザーはいつでもどこでも求人検索ができる
順番に見ていきましょう。
1.入社意欲があまり高くない傾向にある
Indeedを利用する求職者は、入社意欲があまり高くない傾向にあります。なぜなら、検索エンジンから手軽に応募できてしまうからです。
他の求人媒体では、会員登録の手続きが必要であったり、自分に適した求人紹介を受けてから応募したりします。そのため、ある程度は入社意欲が高い状態になります。
一方で、誰でも手軽に応募できるIndeedは「なんとなく気になったから応募してみよう」「良さそうな会社だったら検討してみよう」というユーザーも一定数います。
したがって、応募後の連絡が遅かったり対応が雑だったりすると「他の会社に応募しよう」とすぐに離れてしまいやすいのです。
Indeedユーザーは入社意欲があまりない状態で応募していることも多いため、応募後の対応で意欲を高める必要があります。
2.複数企業に応募している人も多い
Indeedは、誰でも手軽に求人応募できるからこそ、複数社に応募して比較検討する人も多い傾向にあります。
複数社に応募している場合、連絡が2〜3日遅れるだけで、他社の選考が進んでしまうかもしれません。対応の質も比較されやすいでしょう。
多数の競合企業から自社を選んでもらうには、選考スピードを上げること、「ここで働きたい」と感じてもらうことが大切です。
3.ユーザーはいつでもどこでも求人検索ができる
Indeedユーザーは、スマートフォンさえあれば、いつでもどこでも求人検索ができます。
移動中や休憩時間など、少しの隙間時間でも求人情報・企業サイトをチェックできるため、他社に目移りしてしまうことも多いでしょう。
そのため、迅速かつ丁寧な対応をしないと、すぐに応募を取り消される可能性があります。競合他社に興味が移ってしまう前に、求職者の心をつかむことが大切です。
Indeedから応募してきた優秀な人材を逃さない9つのポイント
Indeedで優秀な人材を確保するには、応募後すぐにユーザーの心をつかむ必要があります。
そのためには、以下9つのポイントを押さえることが重要です。
- 応募が来たらすぐに返信する
- 応募対応に関するマニュアル作成をする
- 採用担当者の電話番号を記載しておく
- 連絡がつきやすい日時や時間帯を聞いておく
- 面接内容や実施場所を伝えておく
- 夜間や休日の連絡は控える
- 自社の魅力をあらためて整理しておく
- 応募者と採用担当者は対等であると理解する
- 採用通知はできるだけ早く送る
順番に見ていきましょう。
1.応募が来たらすぐに返信をする
Indeedユーザーは他の求人媒体と比べても、入社意欲が低い・複数社応募の割合が高い傾向にあります。
他社に流れてしまったり、応募したことを忘れたりする可能性を防ぐには「応募が来たらすぐに返信すること」を心がけることが大切です。
極端にいえば、応募者がスマートフォン・パソコンから離れる前に連絡を入れるのが望ましいです。難しい場合でも、翌日までにはコミュニケーションを取るようにしましょう。
迅速な対応をするには「専属の採用担当者を置く」を実施してもいいかもしれません。
採用担当者というと「応募を待つだけの時間が長くなる」と考えがちです。しかし、採用担当者の仕事は多岐にわたります。
- 応募者対応
- 求人内容の見直しと効果測定
- 採用手法の選定
- 応募者の選考
- 内定者のフォロー
採用担当者を専属化することは、応募者の質を高めることにもつながります。その結果、採用コストの削減に役立つでしょう。
2.応募対応に関するマニュアル作成をする
採用担当者の専属化が難しい場合は、応募対応に関するマニュアル作成をするのがおすすめです。
誰もが同じクオリティで対応できるようにしておけば、応募にいち早く気づいた社員がすぐに連絡できます。
メール返信のテンプレートや、電話対応のヒアリングシートを作成して、社内で共有しておくといいでしょう。
3.採用担当者の電話番号を記載しておく
応募者に電話連絡をする場合は、あらかじめ採用担当者の電話番号を記載しておきましょう。
現代は、悪質な詐欺電話や営業電話の被害に遭わないために「不明な電話番号には出ないようにしている」という人も増えています。
株式会社フォレスタが携帯電話の所有者500名を対象に実施したアンケートによると、87.8％の人が「不明な電話からの着信に応答しない」と回答しています。
参考：株式会社フォレスタ「携帯電話宛の不明な電話番号からの着信に対するアンケート調査2024」
「何度かけても電話がつながらない……」と困っているうちに、応募取り消しとなる可能性もあります。リスクを軽減させるためにも、電話番号は記載しましょう。
4.連絡がつきやすい日時や時間帯を聞いておく
電話連絡をする場合は、連絡がつきやすい時間帯を聞いておくことも大切です。
応募者の中には、在職中にIndeedを利用している人も多いでしょう。
一般的には「お昼休み（12時〜13時）」「終業後（17時〜18時以降）」が連絡時間帯とされていますが、職種によって就業時間は異なります。
電話がつながらない日を重ねているうちに、応募取り消しになるかもしれません。そのため、連絡がつきやすい時間帯をあらかじめ聞いておきましょう。
5.面接内容や実施場所を伝えておく
応募者に面接内容や実施場所を伝えておくことも重要です。
Indeedユーザーは「なんとなく」で応募しているケースも多いため、少しでも不安があると「面倒くさくなった」とドタキャンされる可能性があります。
実際、エン・ジャパン株式会社が転職活動で企業の面接を受けたことのある9,066名を対象に実施したアンケートによると、面接辞退を決めた理由の問いに対して、「面接に行くのが面倒になった」と回答した人は「全体：5%」「当日キャンセル：18％」もいました。
参考：エン・ジャパン株式会社「9000人に聞いた 面接辞退 実態調査」
面接内容や実施場所を伝えていないことだけが理由ではありませんが、当日の面接に参加してもらうには、少しでも不安を緩和させてあげるべきでしょう。
- 人柄を重視しています
- 雑談形式で実施します
- 所要時間は30分程度を予定しています
- 面接は〇〇（場所）で実施します
- オンライン形式も選択できます
上記のような内容を明確にすることで、応募者が面接当日をイメージしやすくなります。
6.夜間や休日の連絡は控える
電話にせよ、メールにせよ、夜間や休日に連絡するのは控えましょう。
応募者が「ブラック企業なのかな……」「休日出勤が多いのではないか……」と疑心暗鬼になってしまう可能性があるからです。
すぐに連絡を取ることは重要ですが、応募者を誤解させるような時間帯に連絡すべきではありません。
7.自社の魅力をあらためて整理しておく
多くの選択肢から自社を選んでもらうには「他社との差別化」が重要になります。
また、面接当日のドタキャン・選考中の途中辞退を防ぐうえでも、自社の魅力をしっかり伝えて、入社意欲を高めてもらうことが重要です。
ただし、抽象的で耳障りのいい話ばかり記載しても効果は見込めません。応募者が具体的なイメージを持てないからです。逆にあいまいな表現は「いいことばかり言って騙そうとしているのでは……」と疑われてしまう可能性があります。
そのため、以下のように伝えましょう。
| NG例 | OK例 |
|---|---|
| 和気あいあいとした職場です | ・社員が交流している写真を掲載する
・年齢層が比較的近いことを伝える |
| 若いうちから稼ぎやすい会社です | ・入社1年目の給料を公開する
・昇格した社員の年齢と給料を公開する |
| とてもやりがいを感じる仕事です | ・社員や顧客のインタビューを掲載する
・1日のスケジュールを具体的に伝える |
このように事実ベースで魅力を伝えると、応募者も「自分もここで働いてみたい」と入社意欲を高めやすくなります。
8.応募者と採用担当者は対等であると理解する
応募対応や面接時に丁寧な対応をするには、応募者と採用担当者は対等であると理解することが大切です。
仮に自分が企業の選考に臨む場合、企業に対して簡素なメールを送ったり、上から目線でコミュニケーションを取ったりはしないでしょう。
採用選考というと、どうしても「企業が求職者を選んでいる」と思われやすいです。しかし、売り手市場である現代は、逆に「求職者が企業を選んでいる」という状況といっても過言ではありません。
実際、dodaの転職求人倍率レポートを確認すると、2024年11月時点の転職求人倍率は2.82倍となっています。2019年3月から右肩上がりで上昇しており、超がつくほどの売り手市場なのは明らかでしょう。
また、エン・ジャパン株式会社の調査によると、面接前後の両方で2割以上の求職者が「企業の応対が悪かった」「面接官の態度が悪かった」を理由に辞退を決めています。
参考：エン・ジャパン株式会社「8000人に聞いた「選考辞退」の実態調査」
企業が求職者よりも圧倒的に上の立場であった時代は、もう終了しています。採用活動をする担当者の方は、求職者から選ばれなければいけないことを頭に入れておきましょう。
9.採用通知はできるだけ早く送る
迅速に対応すべきなのは、採用通知にも当てはまります。
Indeedユーザーは複数社の選考を受けている傾向が強いため、採用通知が1日遅れるだけで、他社への入社を決めてしまう可能性があります。
実際、Indeed Japan株式会社の調査によると、応募受付後に連絡がつかなくなった内容について、15.8%が「内定通知を出したが、何の連絡もなかった」、29.6%が「次のステップに進んでもらうための連絡をしたが、何の返信もなかった」と回答されています。
出典：Indeed Japan株式会社「採用担当者の業務実態に関する調査」
そのため、「選考結果は1週間後を目安にご連絡いたします」と記載していた場合でも、合格が決まった時点ですぐに連絡するべきです。
求職者の中には「1日でも早く仕事を見つけたい」と考えている人もいます。選ばれる企業になるには、選考プロセスを短縮することも大切です。
Indeedからの応募者を増やす4つのポイント
自社に適した人材採用をするには、質の高い応募者の母数を増やすことも重要です。
Indeedからの応募を増やしたい方は、以下4つの方法も試してみてください。
- 「Indeedカンタン応募」を利用する
- 求人情報に人気キーワードを盛り込む
- Indeed運用代行とタッグを組む
- 採用サイトをIndeedに最適化する
順番に見ていきましょう。
1.「Indeedカンタン応募」を利用する
Indeedカンタン応募とは「履歴書不要」で応募できる設定です。
応募者は名前やメールアドレスなど、数項目を入力するだけで済みます。履歴書の作成は面倒に感じる人も多いため、手軽さから応募者の増加が期待できます。
専門性の高い職業では、履歴書で応募者の詳細を確認したほうが効率的かもしれません。しかし、アルバイトやパートの募集といった「人数を確保したい目的が強い場合」は適した設定といえます。
2.求人情報に人気のキーワードを盛り込む
Indeedで仕事探しをするユーザーは「土日休み」「リモートワーク可」など、さまざまなキーワードを入力して、自分に合う求人を絞り込んでいます。
つまり、求職者から人気の高いキーワードを盛り込むほど、検索にヒットする確率が高まる仕組みです。裏を返せば、どれだけ良質な求人でも、キーワード検索にヒットしなければ応募者は増えません。
ただし、自社と関係のないキーワードを盛り込んでも、ミスマッチを増やして採用コストを上げかねません。自社に合った人気キーワードなら、なるべく盛り込みましょう。
なお、Indeedの人気キーワードを探す方法は以下の通りです。
- アプリ版の「発見」機能を活用する
- 有料版の「採用市場レポート」を活用する
キーワード対策の詳細は、以下の記事で解説しています。Indeedからの応募者を増やしたい方は、ぜひ参考にしてみてください。
Indeed対策ガイド！応募が来ない・非掲載になるトラブルを丸っと解決
3.Indeed運用代行とタッグを組む
Indeed運用代行とは、Indeedに掲載する求人広告の作成やデータ分析などを外部に委託するサービスです。
サービス内容は依頼先によって異なりますが、主に以下6つの業務を委託できます。
- 採用課題の抽出
- 採用ペルソナに合わせた求人広告の作成・掲載
- 個別の採用サイトとIndeedの連携
- データ分析に基づいた採用マーケティング
- 改善策の実施
- Indeed運用コンサルティング
求人広告の作成や運用だけでなく、採用活動全体の戦略立案もサポートしてもらえます。プロに依頼することで、応募者の質と量が向上するでしょう。
以下の記事にて、業務内容の詳細やおすすめなIndeed運用代行サービスを解説しています。興味のある方は参考にしてみてください。
Indeed運用代行おすすめ15選！最適な企業の選び方と費用相場を紹介
4.採用サイトをIndeedに最適化する
採用サイトとは、求職者向けに自社の情報を発信するWebサイトです。
求職者が求める情報発信に特化しているため、通常の企業サイトよりも入社意欲を高めやすい特徴があります。
Indeedは採用サイトと連携が可能です。Indeedだけの求人情報では最低限の情報提供しかできませんが、採用サイトと連携すれば写真やコンテンツを通して自社の魅力をアピールできます。求職者にとって応募の後押しになるページといえるでしょう。
自社について詳しく知ってもらうことで、マッチ度の高い人材が集まりやすくなるのもメリットです。Indeedで採用活動をするなら、ぜひ採用サイトの最適化も実施しましょう。
Indeedを活用した採用支援ならワンページ
もしIndeedを活用した採用活動にお悩みでしたら、私たちワンページにお任せください。
当社が展開する採用支援サービス「リクルートマスター」では、Indeedに最適化された採用サイト作成・運用支援を提供しています。
また、求人広告や選考プロセスの改善、採用面接のサポートなども可能です。さまざまな手法で、優秀な人材を確保するお手伝いをいたします。
これまでご利用いただいたお客さまからは「新しい可能性が広がった」「おかげで順調に事業拡大しています」など、多くの喜びの声をいただいております。
ヒアリング内容を踏まえて、お客さまにあったプランをご提案しますので、「質の高い応募者を増やしたい」「採用コストを削減したい」という方は、ぜひお気軽にご相談ください。
まとめ：Indeedから応募が来た後はできるだけ素早く丁寧に対応しよう
Indeedは利用者が多い求人媒体ですが、入社意欲の高いユーザーばかりが利用しているわけではありません。
求人閲覧から応募までを手軽にできることから、複数社に「なんとなく」で応募するケースも多いのが特徴です。
Indeedからの応募者を採用までつなげるには、応募後に素早くかつ丁寧に対応し、自社への入社意欲を高める必要があります。
応募が来たらすぐ対応できるような体制づくりをしたり、少しでも早く採用通知を出せるように選考プロセスを短縮したりして、優秀な人材を逃さないようにしましょう。
【無料お役立ち資料】
中小企業WEB採用パーフェクトガイド
資料内容
- Web採用の落とし穴
- Webでの採用が成功しない理由
- 中小企業が採用で爆発的な成果を出す方法
Webでの採用に力を入れたい企業様には必見の内容になっていますのでぜひ無料でご覧ください。
